⏰ 시간을 관리하자! : 시간을 효율적으로 쓰기

Q) 시작하기에 앞서, 나의 시간 관리 레벨은?

시간을 관리하기 위한 STEP

1단계 : 목표 수립

하고 싶은 일을 종이게 적는 것에서 계획이 시작된다. 하고 싶은 일을 적으면 실천하는 힘이 생긴다. 이룰 수 없다고 생각했던 목표에 조금씩 다가가는 자신을 발견하면 실천하는 힘은 더 많이 생긴다. 이때 하고 싶은 일을 생각나는 대로 종이게 적는 것은 목표 수립이 아니다. 목표에는 반드시 실천하겠다는 의지와 반박할 수 없는 논리가 들어 있어야 한다. 목표를 수립할 때 두 가지의 방식으로 구체화해보자.

핵심은 목표를 달성하는 방법을 매우 구체적으로 상상할 수 있어야 한다는 점이다. 4W 1H 방식에서는 How, SMART 방식에서는 Measurable에 해당한다. 예컨대 영어성적을 올린다는 목표를 수립했다면 하루에 영어단어, 문장을 몇 개씩 외울 것인지가 구체적인 방법이다. 단, 모든 활동이 정량적인 것은 아니며, 정치적 목표와 조직적 목표를 혼합하여 접근할수록 목표 달성 방법과 기준을 구체화하기 어려울 수밖에 없다. 방법과 기준을 정량화하는 과정에서 자칫 목표에 대한 왜곡이 발생할 수 있기 때문에, 정량화 자체에 집중하기보다는 목표의 성공과 달성 여부를 구체화하고 예측할 수 있어야 한다는 문제의식에 집중하여 유연하게 변주하자.

목표가 충분히 구체화되었다면, 목표를 시각화하고 목표에 관한 아이디어를 떠올리기 위한 작업에 돌입하자. 만다라트를 이용하면 논리적이고 실행 가능한 목표를 일목 요연하게 표현할 수 있다. 만다라트는‘목표를 달성한다’는 뜻의 만다라와 아트를 더해서 만들어진 단어다. 핵심은 궁극적인 목표와 부가목표, 그리고 실행 방안을 한 페이지에서 보는 것이다. 하나의 만다라트는 9개의 칸으로 구성되어 있다. 정 가운데에 궁극적 목표를 넣고 둘레의 빈칸에 부가 목표를 채운다. 같은 방식으로 부가 목표와 연관된 단어들을 채워 넣는 방식으로 목표와 관련한 발상을 증폭하고 생각을 정리해보자. 아래는 일본 최고의 투수 오타니 쇼헤이가 고등학교 1학년 때 정리한 만다라트이다.

2단계 : 계획 수립과 수행

영국 심리학자 가이 클랙스턴은 『토끼와 거북이의 생각- 지력은 왜 생각을 덜 할 때 높아지는가』 에서 빠른 사고(토끼의 사고)는 이성적, 분석적, 논리적이며, 느린 사고(거북이의 사고)는 직관적, 곡선적, 창의적이라고 한다. 느린 사고는 시간에 대한 압박이 중단되었을 때, 생각들이 고유한 속도로 연결되도록 내버려 둘 때 비로소 작동한다. 사람들은 차분하고 스트레스가 없을 때 창의적으로 생각하고 집중도가 높아진다. 아르키미데스가 유레카를 외칠 수 있었던 순간은 시간의 압박을 받는 사무실이나 스트레스 강도가 높은 환경에서는 좀ㅊ럼 나오지 않는다. 음식을 요리할 때나, 목욕을 할 때, 산책을 할 때 등 차분한 상태에서 더 나은 생각이 떠오른다. 시간에 쫒겨서 세운 계획은 허점이 많다. 계획을 세울 때는 천천히, 여유를 가지고 생각해야 한다. 계획을 세우는 것은 배우들이 리허설을 하는 것과 같다. 리허설을 하면서 실제 무대에서 공연을 할 때 일어날 수 있는 일을 대비한다. 계획은 앞으로 할 일에 대한 리허설이다.

① 우선순위 설정

목표를 이루려면 시간과 노력이 필요하다. 시간은 모든 사람에게 똑같이 주어지고 한정되어 있다. 노력도 무한정 쓸 수 있는 자원이 아니다. 할 일과 하지 말아야 할 일을 명확하게 구분하지 않으면 중요하지 않은 일을 하는 동안 정작 중요한 일을 할 시간을 허비하게 된다. 하지 말아야 할 일 목록은 할 일을 더 명확하게 해주는 가이드라인이다. 특히 당장 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일등을 명확히 정리해 두면 꼭 해야 하는 일 외에는 한눈을 팔지 않게 된다. 이때 유의할 점은 최종 목표를 고려하여 넓은 시야로, 당장 이뤄야 하는 작은 목표와 당장의 성과는 얻기 어렵더라도 꾸준히 이뤄야할 장기 목표를 구분해내야 한다는 것이다. 특히 당장 해야 할 일들에 급급하면 장기 목표를 잃기 쉽다. 장기 목표를 바로 잡는 가장 효율적이면서도 효과적인 방식은 초기 문제의식과 지향이 담긴 총회 등의 안건을 확인하는 것인데, 각 사업들의 위상을 분명히 하고 이를 일관되게 엮어낼 수 있게끔 예비하는 작업이 꾸준히 이뤄져야 한다.

② 실행하는 시간

할 일 목록을 적을 때 소요시간과 마감시간을 정한다. 기한을 정하지 않고 일을 하면 무한정 늘어지기 쉽다. 동시에 일을 하는 데 쓴 시간을 기록한다. 그럼으로써 세 가지를 알 수 있다. 첫째, 어떤 일에 어느 정도 시간이 드는지 파악할 수 있다. 둘째, 나중에 계획을 세울 때 시간을 정확하게 예측할 수 있다. 셋째, 하루 동안 어떤 일에 많은 시간을 썼는지 알 수 있다. 여러 가지 일을 한 것 같지만 정작 한 가지 일도 제대로 끝내지 못한 원인도 밝힐 수 있다.

③ 계획을 실행하는 환경/방식

계획을 실행하기 좋은 환경을 만든다. 동지들과 이야기를 나누며 안건을 발전시킬 필요가 있을 경우 사무실로, 책을 검토해야 하는 경우 도서관으로, 사업 아이템을 얻어야 하는 경우 현장으로 나가는 등 계획 실행에 도움이 되는 조건을 충족시키는 것이 중요하다. 또한 멀티태스킹에 집중하기 보다 한 번에 한 가지 일에 집중하는 게 좋다. 여러 가지 일을 한 번에 하지 않으면 기한 내에 완료하지 못한다는 두려움 때문에 여러 가지 일을 동시에 신경쓰다보면, 이도저도 아닌 결과를 마주할 수 있다. 한 가지 일을 완벽하게 끝낼 때까지 다른 일을 하지 않아야 한다는 의미가 아니라, 지금 열중하고 있는 일을 끝낸 후에 다음 일을 시작해야 시간의 낭비를 최소화할 수 있다.

③-① 시작에는 테크닉이 필요하다

새로운 일을 시작하지 못하는 3가지 이유는? 1) 해야 할 일이 너무 많다. 2) 주변 사람의 동의를 구하려 한다. 3) 실패를 두려워한다. 이 중에서 가장 큰 이유는 실패를 두려워해서이다. 실패가 두려워서 시작하지 못한다면 '밑져야 본전이다'라고 생각하자. 시작하지 않으면 손해를 보지 않고 얻는 것도 없지만 시작해서 실패하면 경험을 얻는다. 일단 시작하면 뭐라도 증거가 남는다. 그 증거를 보고 '더해보자' 또는 '다른 방법으로 해보자'라는 계획을 세울 수 있다. 즉 시작해야 장애요인을 알 수 있고 장애요인을 피하거나 극복하는 방법도 찾을 수 있다.

③-② 작은 일부터 실행하면 시작이 어렵지 않다.

뇌는 습관이 된 행동에 대해서는 묻지도 따지지도 않고 그냥 실행한다. 습관이 된 행동에 대해서는 묻지도 따지지도 않고 그냥 실행한다. 그러나 새로운 일은 구체적으로 계획을 세우고 실행 가능성까지 고려해서 행동 계획도 만들었지만 실행하기 쉽지 않다. 왜냐하면, 그 일을 하는 게 옳은지 확신이 없고 실패가 두렵기 때문이다. 계획을 세웠다면 더 생각해보고 시작하는 것보다 일단 시작하고 보완할 부분을 고민해도 된다. 때를 기다리기보다 계획대로 시작하고 좋은 타이밍을 잡으면 된다. 모든 행동은 관성의 법칙이 작용한다. 일단 시작하면 하던 일을 계속 하려고 하고, 한번 멈추면 계속 멈춰 있으려 한다. 복잡한 일도 시작은 단순하다. 할 일이 많아도 일을 작게 나눠서 처음에 해야 할 일, 그 다음에 해야 할 일, 그 다음에 할 일, 또 그 다음에 할 일로 나누면 된다. 당장 할 수 있는 작은 일로 나누면 어떤 일이든 시작할 수 있다.

③-③ 계획이 틀어졌을 때는 이렇게 한다.

# 쉬지않고 생각을 적는다

계획대로 되지 않을 때는 10분동안 쉬지 않고 형식과 문법을 생각하지 말고 생각을 적어보자. 딱 10분만 한정해서 적어보라. 시작이 어렵다고 느낄 때도 적어보자. 직접 적는 행동이 중요하다. 종이에는 현재 자신의 생각이 남는다. 종이에 적는 행동은 생각을 눈으로 확인 할 수 있는 유일한 방법이다. 종이에 적다보면 1) 계획을 세울때 예상하지 못했던 상황을 다시 점검하고 새로운 사실을 발견할 수 있다. 2) 문제가 발생한 원인이 명확해지고 해결책을 찾는데 집중할 수 있다.

# 결정 내리기

계획에 변수가 발생했을 때 여러 변수와 정부들을 입력만 해두는 경우가 있다. 이렇게 챙겨둔 정보를 나중에 사용할 거라고 생각하지만 '나중'은 오지 않는다. 이럴 때는 결정이 필요하다. 단순히 우선순위를 매기는 거로는 부족하다. 시간이 부족한 문제를 발생시키는 원인은 우유부단함이므로, 어떤 일을 지속하고 어떤 일을 중단할 것인지, 담당자를 누구로 배정할 것인지를 빠르게 결정해야 할 일을 줄이고 시간을 효율화할 수 있다.

③-④ 계획과 실천 사이에는 동기 부여가 있다.

동기부여의 3가지 핵심 요인은? 

1) 자율성 – 어떤 일을 누구와 할지 스스로 선택하는 자유 

2) 전문성 - 좌절할 정도로 어렵지 않은, 추운히 도전할만한 과제를 해결하는 능력 

3) 목적성 - 스스로 중요하다고 생각하는 일을 할 때 느끼는 성취감. 일을 미루는 사람들은 스스로 동기부여를 못한다는 공통점이 있다. 실천하지 못하고 미루는 습관이 있다면 성공의 모습을 상상하고 목표와 계획, 할 일 등을 종이에 적으면서 좋은 결과를 만드는 메시지를 자신에게 보내야 한다.

3단계 : 점검 및 평가

① 수시로 점검하고 수정하면 계획 오류를 줄일 수 있다.

업무적이든 개인적이든 목표를 세우고 계획대로 실행하고 있다면 정기적으로 점검해야 한다. 계획 점검은 수시로 해야 한다. 하루의 계획은 오전, 오후, 저녁에 점검한다. 일주일의 계획은 주중에 제대로 실행하고 있는지 점검하고, 주말에는 계획대로 완료했는지 점검한다. 계획을 세우고 실행하면서 3~6개월 지나면 단기 목표는 성과를 내기 시작한다. 어떤 성과를 냈는지 확인하면서 성취감을 느껴야 한다. 그래야 계속 실행할 힘이 생긴다.

계획을 세울 때는 세부적으로 오랜 시간을 가지고 구체적으로 기록해야 하다. 하지만 계획을 점검 할 때는 오랜 시간을 들여서는 안 된다. 점검은 어느 단계까지 진행했는지 확인하고 다음 단계로 넘어가기 위해서 무엇을 해야 하는지 살펴보는 과정이다. 수시로 진행 사항을 파악해야 하기 때문에 1분 정도 짧게 확인하면 된다. 성취일기를 쓰면 계획을 점검하고 관리하기 수월하다. 성취일기를 특별하게 생각할 필요는 없다. 그냥 간략하게 일기의 마지막에 첨부 하듯이 그날 완료한 일과 하기로 하고 못한 일을 정리해 보면 된다. 주말, 월말에는 일주일, 한달 동안 정리해 보면 된다.

② 계획을 낙관적으로 보기 때문에 계획 오류가 발생한다.

우리는 모두 계획을 낙관적으로 보기 때문에 실제 일을 해보면 대부분 그것보다는 시간이 더 소요된다. 따라서 이러한 계획 오류를 방지하려면 객관적인 관점으로 계획을 지속적으로 점검해야 한다. 미래는 낙관하되 지금 당장 할 일은 현실적이고 구체적으로 염두에 두어야 한다.

③ 계획은 실행하면서 계속 수정한다.

계획을 실행하면서 평가하고 개선하는 과정을 PDCA라고 한다. PDCA는 계획(PLAN)하고 - 실천해서(DO)- 결과를 리뷰하고 (Check) - 계획대로 실천하지 못한 일을 완성하도록 일의 방식을 개선하는 (Action) 과정을 말한다. PDCA는 네 단계 모두 중요하지만 가장 중요한 단계를 꼽으라면 계획을 점검하는 Check 단계이다. 계획은 언제든지 수정할 수 있다. 예상하지 못한 변수는 계획단계에서 파악하지 못해서 수정해야 하고, 환경의 변화는 경험이나 통찰력만으로 예측할 수 없기 때문에 계획대로 실행하려면 상황에 맞게 바꿔야 한다. 목표를 달성하려면 처음 세운 계획을 포기하지 않고 실행하는 것이 매우 중요하다. 조금 힘들다고, 완료할 수 있는 가능성이 줄어들었다고 계획을 수정하면 목표를 달성하기 어렵다. 계획한 대로 실행하면서 자기 능력과 계획의 실효성을 진지하게 검토해야 한다.

계획을 계속 수정하다가 포기하는 사람과 수정하면서 실천하는 사람의 차이는 전체적인 시각을 유지하는가, 잃어버리는가에 있다. 목표를 향한 방향이 명확하면 일시적으로 발생한 문제를 해결하기 위해서 즉각적인 조치를 취하면서 목표에 더 빨리 도달하는 방법을 찾는다. 누구에게나 돌발 상황은 발생한다. 때문에 목표를 달성하려면 계획을 지속적으로 수정하고 실행방법을 개선하는데 집중해야 한다.

uf02a 참고자료

계획 세우기 최소원칙 (2018), 정경수, 큰 그림

하버드 첫 강의 시간관리 수업 (2020), 쉬셰장, 리드리드출판